به منظور رتق و فتق امور حجاج ایرانی در مشاعر مقدس، ستاد امداد و نقل ترددی در عرفات و مزدلفه تشکیل شده است. همچنین در سرزمین منا برای رسیدگی به امور رفاهی، بهداشتی، تغذیه، نقل، اسکان در خیمه‌ها و . . . ستاد مکه مکرمه مستقر در منا تشکیل شده است.
این ستاد شامل واحدهای امداد، رایانه، رفاه و حوادث، مخابرات، حمل و نقل، پشتیبانی، تدارکات، خیمه‌ها، رابطین مؤسسه مطوفین، ارزشیابی و . . . می باشد که ریاست این ستاد موقت بر عهده رئیس ستاد مکه مکرمه می باشد که در حج سال 92 مسعود مجردی این مسئولیت را بر عهده دارد.
علاوه بر این در هریک از مکاتب خدمات میدانی 8گانه منا زیر نظر مؤسسه مطوفین، یک تیم ایرانی از اعضای ستادهای حج فعالیت می نماید که بعنوان رابط کاروانها جهت جلب خدمات مقرر از سعودیها مثل یخ، نظافت، تأسیسات، تعمیرات و ... در مکاتب 8 گانه منا مستقر شده است و نسبت به حل مشکلات مختلف کاروانها بصورت شبانه روزی اقدام می نماید.
معمولاً مدیران مناطق مکه و مدینه و مدیران حج و زیارت استان‌ها بعنوان مسئول مستقر در مکاتب فعالیت می نمایند.
مرکز پزشکی حج نیز در این میان به مسائل بهداشتی و پزشکی زائرین در منا می پردازد.